Privacybeleid Conservo

• Account- en contactgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam, bezoek- en afleveradres.
• Inloggegevens: versleuteld wachtwoord, tweefactorinstellingen, inlogmomenten en sessiegegevens.
• Offerte- en ordergegevens: aanvragen, geüploade tekeningen en .step-bestanden, kleur- en coatingkeuzes, prijzen, facturen en betaalstatus.
• Communicatie: e-mailberichten, WhatsApp-berichten, telefoonnotities, supporttickets, klachten en bijlagen die je met ons deelt.
• Logistiek: rit- en afleverinformatie, scans van colli, handtekening voor ontvangst en foto's van de levering.
• Technische en auditgegevens: IP-adres, apparaat-/browserinformatie en logregels van handelingen in het systeem (wie wat wanneer wijzigde).

• Aanmaken en beheren van accounts en toegang tot het portaal.
• Opstellen van offertes, uitvoeren van orders, planning, productie en transport.
• Facturatie, administratie en debiteurenbeheer.
• Klantcontact, support, klachtafhandeling en statusmeldingen.
• Kwaliteitsborging, traceerbaarheid van coatingwerk en interne controle.
• Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

• Uitvoering van een overeenkomst: offertes, orders, levering en facturatie.
• Wettelijke verplichting: onder meer de fiscale bewaarplicht voor administratie en facturen.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, auditlogging, kwaliteitsverbetering en zakelijk contact met (contactpersonen van) klanten en leveranciers.
• Toestemming: voor optionele communicatie, bijvoorbeeld statusberichten via WhatsApp. Toestemming kun je altijd intrekken.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Facturatie- en administratiegegevens worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Offerte-, order- en productiedossiers bewaren we gedurende de looptijd van de relatie en daarna zolang dat nodig is voor garantie, aansprakelijkheid en traceerbaarheid. Accountgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd nadat het account is opgeheven. Communicatie en supporttickets bewaren we maximaal enkele jaren na afhandeling. Technische logs bewaren we kort, doorgaans enkele maanden. Binnen Conservo is hiervoor een intern bewaarbeleid ingericht dat gegevens automatisch opschoont of anonimiseert.

Toegang is beveiligd met persoonlijke accounts, wachtwoorden en waar nodig tweefactorauthenticatie. Gegevens worden versleuteld verzonden (TLS) en opgeslagen bij een professionele hostingpartij. Autorisaties zijn per rol ingericht, gegevens van verschillende organisaties zijn strikt van elkaar gescheiden en handelingen worden vastgelegd in auditlogs. Bij een datalek volgen we een vaste procedure, inclusief melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen wanneer dat verplicht is.

Wij schakelen dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken, onder een verwerkersovereenkomst:

• Hosting- en databaseleverancier voor de applicatie en back-ups.
• E-maildienstverlener voor het verzenden van berichten en meldingen.
• Meta WhatsApp Cloud API (Meta Platforms Ireland Ltd.) voor het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten. Hierbij worden telefoonnummer, berichtinhoud en afleverstatus verwerkt. Meta kan gegevens ook buiten de EER verwerken; daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Boekhoud- en factuurkoppelingen voor de financiële administratie.
• Betaaldienstverlener voor abonnements- en factuurbetalingen.

Gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor advertenties. Delen met andere partijen gebeurt alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening of wettelijk verplicht is.

Je hebt het recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens, voor zover er geen bewaarplicht geldt;
• beperking van de verwerking en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van de gegevens die je zelf hebt aangeleverd;
• het intrekken van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kun je indienen via het onderstaande e-mailadres. We reageren uiterlijk binnen één maand. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Mail naar info@axiom-solutions.eu.